Deklaracja Zgodności CE – Wymagania, Wzór i Obowiązki Producenta 2026

Ostatnia aktualizacja: 4 sierpnia 2026. Autor: zespół Automatech. Czas czytania: 12 min.

Czym jest deklaracja zgodności CE?

Deklaracja zgodności CE (dawniej zwana deklaracją zgodności WE) to formalny dokument, w którym producent lub jego upoważniony przedstawiciel oświadcza na własną odpowiedzialność, że dany wyrób spełnia wszystkie zasadnicze wymagania bezpieczeństwa określone w odpowiednich dyrektywach Unii Europejskiej.

Poniżej przykładowa deklaracja zgodności, aby pobrać wzór deklaracji kliknij tutaj

Definicja prawna

Podstawą w polskim porządku prawnym jest dziś ustawa z dnia 13 kwietnia 2016 r. o systemach oceny zgodności i nadzoru rynku (Dz.U. 2016 poz. 542), która zastąpiła w tym zakresie ustawę o systemie oceny zgodności z 30 sierpnia 2002 r. Definiuje ona deklarację zgodności jako:

„oświadczenie producenta lub jego upoważnionego przedstawiciela stwierdzające na jego wyłączną odpowiedzialność, że wyrób jest zgodny z wymaganiami”

UWAGA: w obiegu wciąż krąży odwołanie do ustawy z 2002 r. — spotkasz je w starszych szablonach deklaracji i na wielu stronach branżowych. Sama treść deklaracji się przez to nie zmienia, ale jeśli Twój wzór powołuje się na nieobowiązujący akt, warto go zaktualizować.

Dla maszyn i urządzeń mechanicznych deklaracja zgodności jest elementem procedury oznakowania CE wymaganego przez Dyrektywę Maszynową 2006/42/WE. Bez prawidłowo sporządzonej deklaracji maszyna nie może być legalnie wprowadzona do obrotu ani oddana do użytku na terenie Unii Europejskiej, a jeśli maszyna nie ma jeszcze pełnej dokumentacji technicznej, deklaracji nie ma na czym oprzeć.

Po co jest deklaracja zgodności CE?

Deklaracja zgodności pełni pięć funkcji:

• Prawne potwierdzenie zgodności – Dokument stanowi formalne oświadczenie, że wyrób spełnia wymagania UE dotyczące bezpieczeństwa, zdrowia i ochrony środowiska
• Podstawa do nadania znaku CE – Bez deklaracji zgodności producent nie ma prawa umieścić oznakowania CE na maszynie
• Dowód dla organów kontroli – W przypadku kontroli przez Inspekcję Handlową, UDT, Państwową Inspekcję Pracy czy organy celne, deklaracja jest pierwszym dokumentem weryfikującym legalność wyrobu
• Ochrona prawna – Prawidłowo sporządzona deklaracja potwierdza, że producent dopełnił obowiązków wynikających z przepisów i świadomie zarządzał ryzykiem
• Podstawa odpowiedzialności – W przypadku wypadku lub incydentu, deklaracja jest dowodem, że producent przeprowadził wymagane procedury bezpieczeństwa

Kiedy deklaracja zgodności CE jest wymagana?

Deklaracja zgodności CE jest obowiązkowa dla wszystkich wyrobów objętych tzw. dyrektywami Nowego Podejścia oraz odpowiednimi rozporządzeniami UE. W szczególności dotyczy to:

• Maszyn i urządzeń mechanicznych (Dyrektywa 2006/42/WE)
• Urządzeń elektrycznych (Dyrektywa LVD 2014/35/UE)
• Urządzeń radiowych (Dyrektywa RED 2014/53/UE)
• Urządzeń emitujących hałas (Dyrektywa 2000/14/WE)
• Zabawek (Dyrektywa 2009/48/WE)
• Środków ochrony indywidualnej (Rozporządzenie 2016/425)
• Wyrobów medycznych (Rozporządzenia 2017/745 i 2017/746)
• Wielu innych kategorii produktów

WAŻNE: Nawet jeśli maszyna jest produkowana wyłącznie na własne potrzeby zakładu (nie jest sprzedawana), nadal wymaga deklaracji zgodności i oznakowania CE!

Deklaracja zgodności WE vs UE – różnice i aktualny stan prawny

Wiele osób zastanawia się, czy należy wystawiać „deklarację zgodności WE” czy „deklarację zgodności UE”. Odpowiedź zależy od tego, która dyrektywa lub rozporządzenie ma zastosowanie do danego wyrobu.

Rozstrzyga to sam akt prawny, a nie data ani upodobanie producenta: każda dyrektywa i każde rozporządzenie w swoim załączniku podaje nazwę dokumentu, jakiej wymaga. Cezurą jest tzw. pakiet dostosowawczy do decyzji 768/2008/WE, po którym nowe i znowelizowane akty przeszły na nazewnictwo „UE”.

Deklaracja zgodności WE (EC Declaration of Conformity)

• Stosowana dla: wyrobów objętych starszymi dyrektywami, które same posługują się tą nazwą
• Przykłady: Dyrektywa Maszynowa 2006/42/WE, Dyrektywa Zabawkowa 2009/48/WE
• Skrót: WE (Wspólnota Europejska) lub EC (European Community)
• Aktualna ważność: obowiązuje dla maszyn do 20 stycznia 2027 r.

Deklaracja zgodności UE (EU Declaration of Conformity)

• Stosowana dla: wyrobów objętych rozporządzeniami oraz dyrektywami znowelizowanymi w 2014 r. i później
• Przykłady: Dyrektywa EMC 2014/30/UE, Dyrektywa LVD 2014/35/UE, Dyrektywa RED 2014/53/UE, Rozporządzenie ŚOI 2016/425, Rozporządzenie maszynowe 2023/1230 (od 2027)
• Skrót: UE (Unia Europejska) lub EU (European Union)
• Trend: stopniowo zastępuje deklaracje WE

WAŻNE: dyrektywy EMC 2014/30/UE i LVD 2014/35/UE, mimo że dotyczą maszyn na równi z Dyrektywą Maszynową, wymagają deklaracji UE. To najczęstsze źródło pomyłki przy dokumentach dla linii, która podlega jednocześnie kilku aktom.

Deklaracja zgodności WE/UE (łączona)

W praktyce wielu producentów stosuje zapis łączony „Deklaracja zgodności WE/UE”, aby objąć wszystkie potencjalnie mające zastosowanie przepisy. Jest to całkowicie legalne i coraz częściej spotykane.

Zasada: jeśli produkt podlega kilku dyrektywom lub rozporządzeniom, producent wystawia jedną wspólną deklarację zgodności, która odnosi się do wszystkich obowiązujących przepisów. Nie wystawia się osobnego dokumentu na każdą dyrektywę.

Przykład: Zrobotyzowana linia produkcyjna może podlegać jednocześnie:

• Dyrektywie Maszynowej 2006/42/WE (mechanika, bezpieczeństwo maszyny)
• Dyrektywie LVD 2014/35/UE (zasilanie elektryczne)
• Dyrektywie EMC 2014/30/UE (kompatybilność elektromagnetyczna)
• Dyrektywie RoHS 2011/65/UE (ograniczenie substancji niebezpiecznych)

W takim przypadku wystawia się jedną deklarację zgodności WE/UE, która wymienia wszystkie powyższe dyrektywy.

Kto może wystawić deklarację zgodności CE? – Odpowiedzialność prawna

Podstawowa zasada

Deklarację zgodności może wystawić wyłącznie:

• Producent wyrobu – podmiot, który zaprojektował i wyprodukował maszynę (lub zlecił jej produkcję) i wprowadza ją do obrotu pod własną marką
• Upoważniony przedstawiciel producenta – podmiot z siedzibą w UE/EOG, który otrzymał pisemne pełnomocnictwo od producenta spoza UE do wystawiania deklaracji w jego imieniu

WAŻNE: Importer i dystrybutor NIE MOGĄ wystawiać deklaracji zgodności, chyba że wprowadzają produkt na rynek pod własną marką – wtedy stają się producentem w rozumieniu prawa.

Kto podpisuje deklarację?

Deklarację zgodności musi podpisać osoba upoważniona przez producenta do reprezentowania firmy. Może to być:

• Prezes zarządu
• Dyrektor techniczny
• Kierownik działu produkcji
• Inżynier ds. jakości lub bezpieczeństwa
• Inna osoba posiadająca stosowne pełnomocnictwo

Podpisując deklarację, osoba ta bierze na siebie pełną odpowiedzialność prawną za zgodność wyrobu z wymaganiami. To nie jest formalność – to realny ciężar odpowiedzialności!

Producent spoza UE – rola upoważnionego przedstawiciela

Jeśli maszyna jest produkowana poza Unią Europejską (np. w Chinach, Ukrainie, USA, Wielkiej Brytanii), producent może – ale nie musi – wyznaczyć upoważnionego przedstawiciela z siedzibą w UE.

Zalety wyznaczenia przedstawiciela:

• Ułatwia kontakt z organami nadzoru rynku
• Pozwala na szybsze reagowanie na zapytania urzędowe
• Zwiększa zaufanie klientów europejskich
• Przedstawiciel może wystawiać deklaracje w imieniu producenta

Jeśli nie ma przedstawiciela:

• Importer musi zweryfikować, czy maszyna posiada deklarację zgodności od producenta
• Importer musi upewnić się, że dokumentacja jest kompletna i w odpowiednim języku
• Odpowiedzialność za zgodność spoczywa bezpośrednio na producencie (co może być problematyczne przy reklamacjach)

Wymagana zawartość deklaracji zgodności CE – co musi zawierać dokument?

Zgodnie z załącznikiem II część A do Dyrektywy Maszynowej 2006/42/WE, deklaracja zgodności WE dla maszyny musi zawierać następujące elementy:

1. Dane producenta

Firma i pełny adres producenta, a w stosownych przypadkach jego upoważnionego przedstawiciela:

• Pełna nazwa firmy (forma prawna)
• Ulica, numer, kod pocztowy, miasto
• Kraj
• Opcjonalnie: telefon, email, strona www

2. Osoba odpowiedzialna za dokumentację techniczną

Nazwisko i adres osoby mającej miejsce zamieszkania lub siedzibę we Wspólnocie, upoważnionej do przygotowania dokumentacji technicznej:

• Imię i nazwisko
• Adres (często ten sam co producenta)
• Stanowisko/funkcja

Uwaga: Ta osoba musi być dostępna dla organów nadzoru rynku przez cały okres przechowywania dokumentacji (10 lat).

3. Identyfikacja maszyny

Opis i dane identyfikacyjne maszyny, w tym:

• Ogólne określenie – np. „Wózek widłowy”, „Prasa hydrauliczna”, „Linia pakująca”
• Funkcja – krótki opis przeznaczenia maszyny
• Model/typ – np. „FLT-2500”, „PH-150-AUTO”
• Numer seryjny – jeśli maszyna jest produkowana seryjnie (może być zakres numerów dla serii)
• Nazwa handlowa – marka/brand

4. Oświadczenie o zgodności

Zdanie zawierające wyraźne oświadczenie, że maszyna spełnia wszystkie odpowiednie postanowienia Dyrektywy 2006/42/WE, oraz – w stosownych przypadkach – podobne zdanie zawierające oświadczenie o zgodności z innymi dyrektywami wspólnotowymi lub odpowiednimi przepisami, które maszyna musi spełniać.

Przykładowa formuła:

„Niniejszym oświadczam, że maszyna opisana powyżej jest zgodna z zasadniczymi wymaganiami następujących dyrektyw:

• Dyrektywa Maszynowa 2006/42/WE
• Dyrektywa LVD 2014/35/UE
• Dyrektywa EMC 2014/30/UE”

UWAGA: Odniesienia muszą być odniesieniami do tekstów opublikowanych w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

5. Wykaz zastosowanych norm zharmonizowanych

W stosownych przypadkach, odniesienie do norm zharmonizowanych, które zostały zastosowane:

• Pełne oznaczenie normy, np. EN ISO 12100:2010 (Bezpieczeństwo maszyn – Ogólne zasady projektowania)
• Rok wydania normy
• Opcjonalnie: tytuł normy

Przykład:

„Zastosowano następujące normy zharmonizowane:

• EN ISO 12100:2010 – Bezpieczeństwo maszyn – Ogólne zasady projektowania
• EN 60204-1:2018 – Bezpieczeństwo maszyn – Wyposażenie elektryczne maszyn
• EN ISO 13849-1:2015 – Bezpieczeństwo maszyn – Elementy systemów sterowania związane z bezpieczeństwem”

6. Inne normy i specyfikacje techniczne (opcjonalnie)

Jeśli zastosowano inne normy techniczne (nie zharmonizowane) lub specyfikacje wewnętrzne, można je również wymienić.

7. Jednostka notyfikowana (jeśli dotyczy)

W stosownych przypadkach, nazwa i adres jednostki notyfikowanej, która brała udział w procedurze oceny zgodności, oraz numer certyfikatu badania typu WE lub certyfikatu zgodności.

Kiedy jest to wymagane?

• Dla maszyn wymienionych w załączniku IV do Dyrektywy Maszynowej (maszyny wysokiego ryzyka)
• Gdy producent nie zastosował norm zharmonizowanych w pełni
• Gdy producent wybrał procedurę z udziałem jednostki notyfikowanej

8. Miejsce i data wystawienia

• Miejscowość
• Data (dzień, miesiąc, rok)

9. Podpis osoby upoważnionej

• Podpis odręczny lub elektroniczny
• Imię i nazwisko
• Funkcja/stanowisko

Wzór deklaracji zgodności WE – pobierz wypełniony przykład

Poniżej te same dziewięć pozycji ułożonych w gotowy dokument. Dane firmy i maszyny są przykładowe — podmień je na własne, reszta układu jest zgodna z załącznikiem II część A do Dyrektywy Maszynowej 2006/42/WE.

Chcesz pobrać wypełniony wzór?
Pobierz: Deklaracja zgodności WE – wzór wypełniony (PDF)

Pobierz: Deklaracja-zgodnosci-WE-wzor-wypelniony WORD/DOCX-przyklad

UWAGA: wiersz o jednostce notyfikowanej zostaw w dokumencie nawet wtedy, gdy jej nie było. Puste miejsce w tej pozycji organ nadzoru czyta jako pominięcie, a wpisane „nie dotyczy” wraz z podstawą — jako świadomą decyzję.

Trzy rzeczy, które w tym wzorze trzeba podmienić:

• Numer seryjny lub zakres numerów. Dla serii wpisuje się zakres, nie jedną sztukę.
• Wykaz norm. Wpisuj wyłącznie te, które faktycznie zastosowałeś i potrafisz udokumentować w dokumentacji technicznej. Norma na deklaracji, której nie ma w dokumentacji, jest gorsza niż jej brak.
• Nazwa dokumentu. Jeśli maszyna podlega także EMC i LVD, część producentów tytułuje dokument „Deklaracja zgodności WE/UE”. Jest to dopuszczalne i coraz częstsze.

Jeśli maszyna nie jest jeszcze gotowa do samodzielnej pracy, to nie jest dokument dla niej! Wtedy wystawia się deklarację włączenia, opisaną we wpisie o maszynie nieukończonej.

Proces wystawiania deklaracji zgodności CE – krok po kroku

Sporządzenie deklaracji zgodności to ostatni etap w procedurze oceny zgodności maszyny. Oto kompletny proces:

Krok 1: Identyfikacja wymagań prawnych

Cel: Ustalić, które dyrektywy i rozporządzenia mają zastosowanie do maszyny.

Działania:

• Przeanalizuj funkcję i konstrukcję maszyny
• Określ, czy podlega Dyrektywie Maszynowej 2006/42/WE
• Sprawdź, czy maszyna wymaga również spełnienia innych dyrektyw (LVD, EMC, ATEX, itp.)
• Zweryfikuj, czy maszyna nie jest wyłączona z zakresu dyrektywy

Pomoc: Skorzystaj z Przewodnika do Dyrektywy Maszynowej.

Krok 2: Przeprowadzenie oceny ryzyka

Cel: Zidentyfikować wszystkie zagrożenia związane z maszyną i zastosować środki redukcji ryzyka.

Działania:

• Wykonaj szczegółową ocenę ryzyka zgodnie z normą EN ISO 12100
• Zastosuj hierarchię redukcji ryzyka, w tej kolejności:
  1. eliminacja zagrożenia przez projektowanie,
  2. techniczne środki ochronne (osłony, urządzenia ochronne),
  3. informacje dla użytkownika (instrukcje, ostrzeżenia).
• Udokumentuj proces oceny ryzyka w raporcie z oceny ryzyka

Wskazówka: raport z oceny ryzyka to jeden z dokumentów, których organ nadzoru żąda w pierwszej kolejności — musi być dostępny przez cały okres przechowywania dokumentacji, czyli 10 lat.

Krok 3: Weryfikacja zgodności z zasadniczymi wymaganiami

Cel: Upewnić się, że maszyna spełnia wszystkie zasadnicze wymagania bezpieczeństwa i zdrowia.

Działania:

• Przejrzyj załącznik I do Dyrektywy Maszynowej (zasadnicze wymagania)
• Dla każdego wymagania mającego zastosowanie, potwierdź zgodność
• Udokumentuj, w jaki sposób każde wymaganie zostało spełnione
• Przeprowadź testy i badania (jeśli wymagane)

Krok 4: Przygotowanie dokumentacji technicznej

Cel: Zebrać komplet dokumentów potwierdzających zgodność.

Dokumentacja techniczna powinna zawierać:

• Rysunki konstrukcyjne i schematy
• Opisy i wyjaśnienia techniczne
• Wykaz zastosowanych norm zharmonizowanych i innych norm technicznych
• Raport z oceny ryzyka
• Wyniki testów i badań
• Instrukcję montażu (dla maszyn nieukończonych) lub instrukcję obsługi
• Kopię deklaracji zgodności
• Ewentualnie: certyfikaty od jednostki notyfikowanej

WAŻNE: Dokumentacja techniczna musi być przechowywana przez 10 lat od daty wprowadzenia maszyny do obrotu.

Krok 5: Sporządzenie instrukcji obsługi

Cel: Dostarczyć użytkownikowi końcowemu niezbędne informacje o bezpiecznym użytkowaniu maszyny.

Wymagania:

• Instrukcja w języku kraju, w którym maszyna będzie użytkowana (np. polski dla Polski)
• Zgodność z wymogami sekcji 1.7.4 załącznika I do Dyrektywy Maszynowej
• Jasne ostrzeżenia i informacje o ryzyku resztkowym
• Procedury konserwacji i napraw

Krok 6: Wystawienie deklaracji zgodności CE

Cel: Formalnie potwierdzić zgodność maszyny z wymaganiami.

Działania:

• Wypełnij deklarację zgodnie z wzorem (załącznik II część A do Dyrektywy Maszynowej)
• Upewnij się, że wszystkie wymagane elementy są obecne
• Sprawdź poprawność danych (numery dyrektyw, norm, daty)
• Podpisz deklarację (osoba upoważniona)

Wzór deklaracji: Można skorzystać ze standardowych szablonów lub wzorów dostępnych w normie EN ISO 17050-1.

Krok 7: Umieszczenie oznakowania CE

Cel: Oznakować maszynę zgodnie z wymaganiami.

Wymagania:

• Znak CE musi być umieszczony w sposób widoczny, czytelny i trwały
• Preferowane miejsce: tablica znamionowa maszyny
• Minimalna wysokość znaku CE: 5 mm
• W przypadku maszyn z udziałem jednostki notyfikowanej: numer jednostki notyfikowanej umieszczany obok znaku CE

UWAGA: Umieszczenie znaku CE bez prawidłowej deklaracji zgodności i przeprowadzenia procedury oceny zgodności jest poważnym naruszeniem prawa i może skutkować wysokimi karami.

Krok 8: Wprowadzenie maszyny do obrotu/użytku

Cel: Legalnie wprowadzić maszynę na rynek lub oddać do użytku.

Co dołączyć do maszyny:

• Deklaracja zgodności WE – egzemplarz oryginalny lub kopia
• Instrukcja obsługi w języku użytkownika
• Ewentualnie: certyfikaty, atesty, inne dokumenty wymagane przez klienta

WAŻNE: Deklaracja zgodności musi towarzyszyć maszynie podczas dostawy do klienta.

Najczęstsze błędy przy wystawianiu deklaracji zgodności

Mimo że deklaracja zgodności wydaje się prostym dokumentem, w praktyce pojawia się wiele błędów, które mogą prowadzić do problemów prawnych i biznesowych. Poniżej najczęściej spotykane pomyłki:

1. Błędna identyfikacja producenta

Błąd: Wpisanie danych dystrybutora, importera lub podmiotu montującego maszynę zamiast rzeczywistego producenta.

Konsekwencje: Dokument jest nieważny – tylko producent lub jego upoważniony przedstawiciel może wystawić deklarację.

Rozwiązanie: Jeśli kupujesz maszynę od dystrybutora, wymagaj deklaracji zgodności wystawionej przez producenta lub upoważnionego przedstawiciela.

2. Brak daty lub błędna data

Błąd: Pominięcie daty wystawienia lub wpisanie daty wcześniejszej niż faktyczne wprowadzenie maszyny do obrotu.

Konsekwencje: Brak daty uniemożliwia ustalenie momentu wprowadzenia do obrotu. Błędna data może sugerować, że deklaracja została sfabrykowana po fakcie.

Rozwiązanie: Data wystawienia deklaracji powinna odpowiadać pierwszemu wprowadzeniu maszyny do obrotu (dla serii – pierwszej sztuki z serii).

3. Niewłaściwe odniesienia do dyrektyw

Błąd:

• Użycie niepoprawnych numerów dyrektyw
• Pominięcie dyrektyw, które mają zastosowanie (np. EMC, LVD)
• Odniesienie do dyrektyw, które nie mają zastosowania

Konsekwencje: Organ nadzoru może uznać deklarację za nieprawidłową i wstrzymać wprowadzenie maszyny do obrotu.

Rozwiązanie: Dokładnie sprawdź, które dyrektywy dotyczą Twojej maszyny. W razie wątpliwości skonsultuj się z ekspertem.

4. Brak podpisu lub podpis osoby nieupoważnionej

Błąd: Deklaracja niepodpisana lub podpisana przez osobę nieposiadającą odpowiednich uprawnień (np. pracownik magazynu, sekretarka).

Konsekwencje: Dokument jest nieważny – tylko osoba upoważniona przez producenta może podpisać deklarację.

Rozwiązanie: Wyznacz konkretną osobę (lub osoby) uprawnioną do podpisywania deklaracji i upewnij się, że jest to udokumentowane (pełnomocnictwo).

5. Zbyt ogólny opis maszyny

Błąd: Wpisanie ogólnego opisu typu „maszyna”, „urządzenie”, „system” bez szczegółów.

Konsekwencje: Niemożność jednoznacznego powiązania deklaracji z konkretną maszyną.

Rozwiązanie: Podaj precyzyjny opis, model, typ, numer seryjny (lub zakres numerów dla serii).

6. Nieaktualna wersja deklaracji

Błąd: Używanie starego szablonu deklaracji lub zapominanie o aktualizacji po modyfikacji maszyny.

Konsekwencje: Deklaracja może nie odpowiadać faktycznemu stanowi maszyny, co narusza przepisy.

Rozwiązanie: Po każdej istotnej modyfikacji maszyny zaktualizuj deklarację zgodności (nowa data, nowy numer wersji).

7. Brak tłumaczenia na język kraju wprowadzenia do obrotu

Błąd: Dostarczenie deklaracji tylko w języku producenta (np. angielskim, chińskim).

Konsekwencje: Niezgodność z wymogiem dostarczenia deklaracji w języku kraju, w którym maszyna jest wprowadzana do obrotu.

Rozwiązanie: Deklaracja zgodności musi być przetłumaczona na język kraju docelowego (dla Polski – język polski).

8. Mylenie deklaracji zgodności z certyfikatem CE

Błąd: Oczekiwanie „certyfikatu CE” zamiast deklaracji zgodności lub próba uzyskania „certyfikatu CE” od zewnętrznej firmy.

Konsekwencje: Nieporozumienia i opóźnienia. Certyfikat CE nie istnieje – prawidłowy dokument to deklaracja zgodności.

Rozwiązanie: Producent sam wystawia deklarację zgodności. Zewnętrzna jednostka może wystawić certyfikat badania typu WE lub certyfikat zgodności (tylko dla niektórych maszyn), ale to nie jest to samo co deklaracja.

Masz przed sobą deklarację, którą dostałeś od producenta, i nie wiesz, czy przejdzie kontrolę? Prześlij nam jej skan — opiszemy, czy zawiera wszystkie dziewięć pozycji z załącznika II i czy powołane dyrektywy są właściwe dla tej maszyny. Bez zobowiązań, jedna wiadomość.

📞 (22) 753 24 80 · 📧 biuro.warszawa@automatech.pl · 🌐 automatech.pl/kontakt

Przechowywanie i aktualizacja deklaracji zgodności

Okres przechowywania

Deklaracja zgodności oraz dokumentacja techniczna muszą być przechowywane przez okres 10 lat od daty wprowadzenia do obrotu ostatniej sztuki wyrobu, którego dotyczyła deklaracja.

Przykład: Jeśli producent wyprodukował serię 100 maszyn w latach 2020-2023, okres 10 lat liczy się od daty sprzedaży ostatniej (100-nej) maszyny. Jeśli ta ostatnia maszyna została sprzedana w grudniu 2023, dokumentacja musi być przechowywana do grudnia 2033.

Kto jest odpowiedzialny za przechowywanie?

• Producent z siedzibą w UE – przechowuje dokumentację we własnym zakresie
• Upoważniony przedstawiciel producenta spoza UE – przechowuje dokumentację w imieniu producenta
• Importer (w przypadku wyrobów importowanych, gdy brak przedstawiciela) – odpowiada za zapewnienie dostępności dokumentacji

Dostępność dla organów nadzoru

Deklaracja zgodności i dokumentacja techniczna muszą być udostępnione na żądanie właściwych organów nadzoru rynku, takich jak:

• Inspekcja Handlowa
• Państwowa Inspekcja Pracy
• Urząd Dozoru Technicznego (UDT)
• Urząd Celny (przy kontrolach granicznych)
• Inne wyspecjalizowane organy (np. Wyższy Urząd Górniczy, Urząd Komunikacji Elektronicznej)

Termin udostępnienia: Organy zazwyczaj wymagają dostarczenia dokumentacji w terminie kilku dni roboczych od otrzymania żądania.

Aktualizacja deklaracji zgodności

Deklaracja zgodności musi być aktualizowana w następujących przypadkach:

1. Modyfikacja maszyny wpływająca na bezpieczeństwo

• Zmiana konstrukcji mechanicznej
• Zmiana układu sterowania
• Dodanie nowych funkcji

Zasada: jeśli modyfikacja jest na tyle istotna, że zmienia charakter maszyny lub wprowadza nowe zagrożenia, należy przeprowadzić ponowną ocenę zgodności i wystawić nową deklarację. Dotyczy to również modernizacji i retrofitu starszych maszyn.

2. Zmiana przepisów prawnych

• Wprowadzenie nowej dyrektywy lub rozporządzenia
• Zmiana w normach zharmonizowanych mających wpływ na ocenę zgodności

Przykład: rozpoczęcie stosowania rozporządzenia maszynowego 2023/1230 20 stycznia 2027 r. będzie wymagało aktualizacji deklaracji dla nowych maszyn.

3. Zmiana danych producenta

• Zmiana nazwy firmy
• Zmiana adresu
• Zmiana osoby odpowiedzialnej za dokumentację techniczną

WAŻNE: Jeśli modyfikacja była przewidziana i zaakceptowana przez producenta (objęta dokumentacją i oceną ryzyka), pierwotne oznakowanie CE zachowuje ważność (§82 Przewodnika do Dyrektywy Maszynowej).

Deklaracja zgodności CE a certyfikat CE – na czym polega różnica

To jeden z najczęstszych błędów pojęciowych w branży – mylenie deklaracji zgodności z certyfikatem CE.

Czym jest deklaracja zgodności?

• Dokument wystawiany przez producenta (lub jego upoważnionego przedstawiciela)
• Oświadczenie producenta na własną odpowiedzialność
• Obowiązkowa dla wszystkich wyrobów podlegających oznakowaniu CE
• Podstawa do umieszczenia znaku CE na maszynie
• Bezpłatna – producent wystawia ją sam

Czym jest certyfikat CE?

„Certyfikat CE” w ścisłym znaczeniu NIE ISTNIEJE. To błędne, potoczne określenie.

Co może być nazywane „certyfikatem CE” (niepoprawnie):

Certyfikat badania typu WE (EC Type-Examination Certificate)

• Wystawiany przez jednostkę notyfikowaną
• Wymagany tylko dla niektórych maszyn (załącznik IV do Dyrektywy Maszynowej)
• Potwierdza zgodność projektu maszyny z wymaganiami
• Płatny – jednostka notyfikowana pobiera opłaty za badania

Certyfikat zgodności (Certificate of Conformity)

• Wystawiany przez jednostkę notyfikowaną lub laboratorium badawcze
• Potwierdza spełnienie konkretnych norm technicznych
• Może być wykorzystany jako element dokumentacji technicznej
• Nie zastępuje deklaracji zgodności

Certyfikat systemu jakości (np. ISO 9001)

• Potwierdza, że producent posiada system zarządzania jakością
• Może być wymagany przy procedurze „Pełnego Zapewnienia Jakości” (moduł H)
• Nie zastępuje deklaracji zgodności

Porównanie w tabeli

Konkluzja:

• Każda maszyna musi mieć deklarację zgodności wystawioną przez producenta.
• Tylko niektóre maszyny (wysokiego ryzyka) wymagają dodatkowo certyfikatu od jednostki notyfikowanej.
• „Certyfikat CE” to błędne określenie – prawidłowy termin to deklaracja zgodności CE lub certyfikat badania typu WE (w odpowiednich przypadkach).

FAQ – Najczęściej zadawane pytania – Deklaracja zgodności CE

Czy deklaracja zgodności jest obowiązkowa dla maszyny produkowanej na własne potrzeby?

Tak. Dyrektywa Maszynowa 2006/42/WE ma zastosowanie zarówno do maszyn wprowadzanych do obrotu, jak i oddawanych do użytku (art. 1 ust. 1). Oznacza to, że nawet maszyna wyprodukowana we własnym zakładzie na potrzeby własnej produkcji musi przejść pełną procedurę oceny zgodności, posiadać deklarację zgodności oraz oznakowanie CE.

Źródło: Dyrektywa 2006/42/WE, art. 1 ust. 1 – EUR-Lex

Ile kosztuje wystawienie deklaracji zgodności?

Deklaracja zgodności sama w sobie jest bezpłatna – producent wystawia ją we własnym zakresie. Koszty mogą jednak pojawić się w związku z:

• Przeprowadzeniem oceny ryzyka i przygotowaniem dokumentacji technicznej
• Zatrudnieniem konsultanta lub inżyniera ds. bezpieczeństwa maszyn
• Przeprowadzeniem testów i badań
• Udziałem jednostki notyfikowanej (dla maszyn z załącznika IV) – koszty od kilku do kilkudziesięciu tysięcy złotych, zależnie od złożoności maszyny

Źródło: Europa.eu – Oznakowanie CE

Czy deklaracja zgodności CE musi być w języku polskim?

Tak, jeśli maszyna jest wprowadzana do obrotu lub oddawana do użytku w Polsce. Deklaracja zgodności musi być przetłumaczona na język urzędowy kraju, w którym maszyna jest wprowadzana do obrotu. W praktyce oznacza to, że dla Polski wymagana jest wersja w języku polskim.

Źródło: Dyrektywa 2006/42/WE, zał. I pkt 1.7.4.1 i zał. II – EUR-Lex

Kto może podpisać deklarację zgodności w firmie?

Deklarację zgodności podpisuje osoba upoważniona przez producenta do reprezentowania firmy w tym zakresie. Może to być prezes zarządu, dyrektor techniczny, kierownik produkcji, inżynier ds. jakości lub inna osoba posiadająca stosowne pełnomocnictwo. Ważne: Osoba ta bierze na siebie pełną odpowiedzialność prawną za prawdziwość informacji zawartych w deklaracji.

Źródło: Dyrektywa 2006/42/WE, zał. II część A pkt 10 – EUR-Lex

Czy deklaracja zgodności ma termin ważności?

Nie ma określonego terminu ważności w sensie daty wygaśnięcia. Deklaracja pozostaje ważna tak długo, jak długo maszyna nie uległa istotnym modyfikacjom i przepisy prawne, które maszyna spełnia, nie zmieniły się. Jeśli maszyna zostanie zmodernizowana lub zmienią się wymagania prawne, deklaracja musi zostać zaktualizowana lub wystawiona nowa.

Źródło: Przewodnik do Dyrektywy Maszynowej, §82 – gov.pl

Czy można pobrać wzór deklaracji zgodności?

Tak. Wypełniony przykład znajdziesz wyżej, w sekcji „Wzór deklaracji zgodności WE” – wystarczy podmienić dane producenta, maszyny i norm. Układ odpowiada załącznikowi II część A do Dyrektywy Maszynowej 2006/42/WE. Każdy producent może dostosować layout do własnego papieru firmowego – liczy się zawartość merytoryczna, nie oprawa graficzna.

Źródło: Dyrektywa 2006/42/WE, zał. II część A – EUR-Lex

Czy deklaracja zgodności jest taka sama jak deklaracja włączenia?

Nie. To dwa różne dokumenty:

• Deklaracja zgodności WE – wystawiana dla maszyny ukończonej, gotowej do użytku, oznakowanej CE
• Deklaracja włączenia – wystawiana dla maszyny nieukończonej, która nie może działać samodzielnie i wymaga integracji z inną maszyną

Maszyna nieukończona NIE może mieć znaku CE i deklaracji zgodności – zamiast tego producent dostarcza deklarację włączenia. Szczegóły rozkładamy we wpisie o maszynie nieukończonej.

Źródło: Dyrektywa 2006/42/WE, zał. II część B – EUR-Lex

Co się stanie, jeśli wprowadzę maszynę do obrotu bez deklaracji zgodności?

Wprowadzenie maszyny do obrotu lub oddanie do użytku bez wymaganej deklaracji zgodności i oznakowania CE stanowi poważne naruszenie prawa i może skutkować:

• Wstrzymaniem sprzedaży przez organy nadzoru rynku
• Wycofaniem produktu z rynku
• Karami finansowymi (nawet do kilkuset tysięcy złotych)
• Odpowiedzialnością karną w przypadku wypadku przy pracy
• Utratą reputacji i problemami biznesowymi

Źródło: ustawa z 13 kwietnia 2016 r. o systemach oceny zgodności i nadzoru rynku, rozdz. 6 (kary pieniężne) oraz Oznakowanie CE – Twoja Europa

Przyszłość: Rozporządzenie maszynowe 2023/1230 – zmiany od 2027 roku

Co się zmienia?

Od 20 stycznia 2027 roku stosuje się Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/1230 w sprawie maszyn, które zastąpi obecną Dyrektywę Maszynową 2006/42/WE. Pełny rozkład zmian opisujemy we wpisie o rozporządzeniu maszynowym 2023/1230.

Najważniejsze zmiany dotyczące deklaracji zgodności:

Deklaracja zgodności UE zamiast WE

• Nowa nazwa: „Deklaracja zgodności UE” (EU Declaration of Conformity)
• Wymogi dotyczące zawartości pozostają podobne, ale pojawiają się zmiany redakcyjne

Cyfrowa deklaracja zgodności

• Rozporządzenie dopuszcza elektroniczną formę deklaracji zgodności
• Producent może dostarczyć deklarację w formie cyfrowej (PDF, strona internetowa), o ile będzie łatwo dostępna dla użytkownika

Kod QR na maszynie

• Możliwość umieszczenia kodu QR na tabliczce znamionowej, prowadzącego do cyfrowej wersji dokumentacji

Istotna modyfikacja

• Rozporządzenie wprowadza definicję „istotnej modyfikacji” maszyny, co porządkuje pytanie, kiedy wymagana jest nowa deklaracja zgodności

Bezpieczeństwo funkcjonalne i AI

• Nowe wymagania dotyczące systemów sterowania z elementami sztucznej inteligencji
• Większy nacisk na cyberbezpieczeństwo maszyn podłączonych do sieci

Jak się przygotować?

• Śledź zmiany – Zapoznaj się z pełnym tekstem Rozporządzenia 2023/1230
• Zaktualizuj procedury – Do 2027 roku dostosuj wewnętrzne procedury oceny zgodności
• Szkolenia – Przeszkol zespół ds. jakości i bezpieczeństwa w zakresie nowych wymagań
• Współpraca z ekspertami – Rozważ wsparcie ze strony specjalistów, którzy pomogą w płynnym przejściu

Źródło: Gov.pl – Nowe przepisy dotyczące maszyn

Jak Automatech może pomóc w uzyskaniu deklaracji zgodności?

Zapewnienie zgodności maszyny z wymaganiami Dyrektywy Maszynowej i prawidłowe wystawienie deklaracji zgodności to złożony proces wymagający specjalistycznej wiedzy. Automatech od ponad 30 lat wspiera producentów i użytkowników maszyn w całym procesie – od audytu bezpieczeństwa po uzyskanie oznakowania CE.

Nasze usługi:

1. Audyty bezpieczeństwa maszyn i oznakowanie CE

Dowiedz się więcej o audytach bezpieczeństwa maszyn →

2. Modernizacja maszyn do wymogów CE

Zobacz ofertę modernizacji maszyn →

3. Szkolenia z zakresu bezpieczeństwa maszyn i dyrektywy maszynowej

Sprawdź terminy szkoleń →

4. Specjalistyczne centrum serwisowe dla pras

Poznaj nasze centrum serwisowe →

Podsumowanie

Deklaracja zgodności jest dokumentem, który wystawiasz sam i za który sam odpowiadasz — nikt jej nie nadaje, nie certyfikuje ani nie zatwierdza. Żeby była ważna, potrzebujesz czterech rzeczy:

• kompletu dyrektyw i rozporządzeń, którym maszyna faktycznie podlega (nie tylko Dyrektywy Maszynowej),
• oceny ryzyka wykonanej zgodnie z EN ISO 12100 i udokumentowanej w raporcie,
• dokumentacji technicznej przechowywanej przez 10 lat od wprowadzenia do obrotu ostatniej sztuki,
• podpisu osoby, która ma do tego pełnomocnictwo i wie, co podpisuje.

Od 20 stycznia 2027 r. dokument dla nowych maszyn zmieni nazwę na deklarację zgodności UE i będzie mógł mieć formę cyfrową. Maszyny wprowadzone do obrotu przed tą datą zachowują dotychczasowe deklaracje.