Dokumentacja techniczna maszyny: pełna lista wymagań CE (2026)
Dokumentacja techniczna maszyny to komplet dokumentów, który dowodzi, że maszyna spełnia zasadnicze wymagania bezpieczeństwa — i bez którego nie wolno nanieść znaku CE ani wprowadzić maszyny do obrotu. Definiuje ją Dyrektywa Maszynowa 2006/42/WE, załącznik VII (eur-lex.europa.eu), a od 20 stycznia 2027 r. zastępuje ją Rozporządzenie (UE) 2023/1230.
Brak kompletnej dokumentacji oznacza zatrzymanie produkcji przez inspektora, odmowę odbioru, a w razie wypadku — odpowiedzialność karną. Ten artykuł to pełna lista tego, co dokumentacja techniczna maszyny musi zawierać, jak długo trzeba ją trzymać i co zmienia nowe rozporządzenie.
Spis Treści
Czym jest dokumentacja techniczna maszyny
Dokumentacja techniczna maszyny to zbiór dokumentów sporządzany po to, żeby wykazać zgodność maszyny z zasadniczymi wymaganiami w zakresie ochrony zdrowia i bezpieczeństwa z załącznika I Dyrektywy Maszynowej. Obejmuje projekt, konstrukcję, działanie oraz ocenę zgodności urządzenia. To na jej podstawie producent wystawia deklarację zgodności WE i nanosi znak CE.
W praktyce mylone są trzy pojęcia, które znaczą co innego.
| Pojęcie | Co to jest | Dla kogo |
|---|---|---|
| Dokumentacja techniczna (zał. VII) | Pełny dowód zgodności: ocena ryzyka, rysunki, obliczenia, raporty z badań | Producent → organ nadzoru rynku |
| DTR (dokumentacja techniczno-ruchowa) | Polski dokument eksploatacyjny: budowa, obsługa, konserwacja | Użytkownik, służby UR |
| Instrukcja obsługi | Informacje dla operatora dołączane do maszyny | Operator |
Różnica jest praktyczna: dokumentacja techniczna zostaje u producenta i trafia do inspektora na żądanie, instrukcja obsługi jedzie z maszyną do klienta, a DTR to potoczna polska nazwa dokumentacji eksploatacyjnej, której dyrektywa wprost nie definiuje. Jeśli zaczynasz projekt dostosowania starej maszyny, zacznij od oceny ryzyka wg PN-EN ISO 12100 — bez niej żaden z tych dokumentów nie powstanie poprawnie.
Co zawiera dokumentacja techniczna maszyny – lista wg załącznika VII
Załącznik VII część A Dyrektywy Maszynowej 2006/42/WE wymienia konkretnie, co musi znaleźć się w dokumentacji technicznej maszyny ukończonej. Poniżej pełna lista wymagań.
- Ogólny opis maszyny — przeznaczenie, parametry, granice użytkowania.
- Rysunek zestawieniowy maszyny wraz ze schematami obwodów sterowania oraz opisami niezbędnymi do zrozumienia działania.
- Rysunki szczegółowe (z obliczeniami, wynikami badań, certyfikatami) potrzebne do sprawdzenia zgodności z wymaganiami zasadniczymi.
- Dokumentacja oceny ryzyka — procedura wg PN-EN ISO 12100, w tym: wykaz zasadniczych wymagań mających zastosowanie, opis środków ochronnych wdrożonych w celu wyeliminowania zagrożeń oraz wskazanie ryzyka resztkowego.
- Wykaz norm zharmonizowanych i innych specyfikacji zastosowanych przy projektowaniu.
- Opis środków bezpieczeństwa — w tym kalkulacje Performance Level (PN-EN ISO 13849-1) dla funkcji bezpieczeństwa oraz schematy elektryczne wg EN 60204-1.
- Egzemplarz instrukcji obsługi maszyny.
- Sprawozdania techniczne z badań przeprowadzonych przez producenta lub jednostkę zewnętrzną.
- Kopia deklaracji zgodności WE.
To minimum dla maszyny standardowej. Przy maszynach produkowanych seryjnie dochodzą jeszcze wewnętrzne środki zapewnienia, że każda kolejna sztuka pozostaje zgodna z dokumentacją. Przy maszynach wysokiego ryzyka z załącznika IV dyrektywy procedura oceny zgodności wymaga udziału jednostki notyfikowanej.
Najczęstszy błąd na tym etapie: dokumentacja istnieje, ale ocena ryzyka nie pokrywa wszystkich faz cyklu życia maszyny np; brakuje czyszczenia, przezbrojenia, usuwania zacięć.
Dokumentacja techniczna a deklaracja zgodności i znak CE
Dokumentacja techniczna, deklaracja zgodności i znak CE to trzy elementy jednego procesu. Deklaracja zgodności WE to oświadczenie, w którym producent na własną odpowiedzialność potwierdza, że maszyna spełnia wymagania dyrektywy. Znak CE to widoczny efekt tego oświadczenia. Dokumentacja techniczna CE to dowód, który ma to oświadczenie potwierdzić, gdyby organ nadzoru o niego poprosił.
Kolejność jest sztywna: najpierw ocena ryzyka i projekt środków ochronnych, potem dokumentacja techniczna, na końcu deklaracja zgodności maszyny i CE. Odwrócenie tej kolejności — nanoszenie CE „bo maszyna wygląda na bezpieczną”, a dokumentacja powstaje później albo wcale — to niezgodność wykrywana przy audycie CE.
Deklaracja zgodności WE musi zawierać m.in.: dane producenta, opis i identyfikację maszyny, odniesienie do dyrektywy i zastosowanych norm zharmonizowanych oraz dane osoby upoważnionej do przygotowania dokumentacji technicznej.
Dokumentacja techniczna maszyny nieukończonej
Maszyna nieukończona nie dostaje znaku CE i nie ma pełnej deklaracji zgodności ponieważ ma własny, odrębny zestaw dokumentów. Zamiast deklaracji zgodności WE producent wystawia deklarację włączenia, a zamiast instrukcji obsługi dołącza instrukcję montażu.
Dokumentację techniczną maszyny nieukończonej opisuje załącznik VII część B dyrektywy. To „odpowiednia dokumentacja techniczna” węższa niż część A, ale wciąż musi zawierać rysunki, ocenę ryzyka w zakresie spełnionych wymagań zasadniczych i opis środków ochronnych. Deklaracja włączenia wskazuje, które wymagania z załącznika I zostały spełnione, a których jeszcze nie — bo dopełni je integrator łączący zespół w kompletną maszynę.
Konsekwencja praktyczna: jeśli kupiłeś „moduł” z samą deklaracją włączenia i uruchomiłeś go solo, to Ty stajesz się producentem maszyny gotowej i przejmujesz obowiązek sporządzenia pełnej dokumentacji technicznej oraz nadania CE.
Ile lat trzeba przechowywać dokumentację techniczną maszyny
Dokumentację techniczną maszyny trzeba przechowywać przez co najmniej 10 lat od dnia wprowadzenia maszyny do obrotu, a w przypadku produkcji seryjnej – od daty wyprodukowania ostatniej sztuki danego modelu. Ten sam okres obowiązuje dla kopii deklaracji zgodności.
Dokumentacja nie musi istnieć stale w formie fizycznej ani być przechowywana na terenie zakładu w jednym miejscu ale musi być dostępna na uzasadniony wniosek organu nadzoru rynku w rozsądnym terminie. Brak możliwości okazania dokumentacji jest traktowany jak jej brak.
Co to oznacza w praktyce dla działu utrzymania ruchu? Że dokumentacja maszyny kupionej w 2018 r. i wycofanej z produkcji w 2024 r. musi być dostępna do 2034 r.
Co zmienia rozporządzenie 2023/1230 dla dokumentacji technicznej
Od 20 stycznia 2027 r. Dyrektywę Maszynową 2006/42/WE zastępuje Rozporządzenie (UE) 2023/1230 (eur-lex.europa.eu) bez okresu przejściowego i bez konieczności wdrożenia do prawa krajowego. To zmienia kilka rzeczy w samej dokumentacji technicznej.
| Obszar | 2006/42/WE (do 19.01.2027) | 2023/1230 (od 20.01.2027) |
|---|---|---|
| Dokumentacja techniczna | Załącznik VII cz. A / B | Załącznik IV cz. A / B |
| Instrukcja obsługi | Załącznik I, w praktyce papier | Załącznik III, dopuszczona forma cyfrowa |
| Deklaracja | Deklaracja zgodności WE | Deklaracja zgodności UE |
| Cyberbezpieczeństwo | Brak wymagań wprost | Wymaganie zasadnicze |
Najpoważniejsza zmiana praktyczna: instrukcję można dostarczyć w formie cyfrowej, ale na żądanie kupującego zgłoszone przy zakupie producent musi dostarczyć wersję papierową bezpłatnie, a cyfrowa musi być dostępna przez minimum 10 lat (art. 10 ust. 7). Instrukcja cyfrowa musi być w języku urzędowym państwa, w którym maszyna jest udostępniana. Na uzasadniony wniosek organu producent udostępnia też kod źródłowy lub logikę programowania funkcji bezpieczeństwa.
Rozporządzenie wymaga, by po modyfikacji dokumentacja odzwierciedlała zmianę, a stara wersja była archiwizowana z przypisaniem do numerów seryjnych. Bez systemu zarządzania wersjami to się nie uda i to jest realna praca do wykonania w 2026 r., a nie tuż przed terminem. Więcej o nowych obowiązkach w naszym wpisie o rozporządzeniu maszynowym 2023/1230.
Najczęstsze błędy w dokumentacji technicznej maszyny
- Ocena ryzyka bez ryzyka resztkowego — opisane są środki ochronne, ale brak wskazania, jakie ryzyko pozostało. Załącznik VII wymaga obu.
- Brak kalkulacji Performance Level — funkcje bezpieczeństwa istnieją fizycznie, ale w dokumentacji nie ma obliczeń PL wg PN-EN ISO 13849-1. Inspektor nie ma jak zweryfikować, czy PL osiągnięty ≥ PLr.
- Dokumentacja nieaktualna po modernizacji — wymieniono sterowanie albo napęd, a dokumentacja opisuje stan sprzed modernizacji. Jeśli zmiana była istotną modyfikacją, potrzeba nowej oceny zgodności.
- Brak osoby upoważnionej do przygotowania dokumentacji — w deklaracji nie wskazano nikogo z siedzibą w UE, kto odpowiada za dokumentację.
- Maszyna nieukończona udawana jako kompletna — żeby przerzucić obowiązek CE na kupującego.
- Dokumentacja niedostępna — istnieje „gdzieś u producenta za granicą”, ale nie da się jej okazać w rozsądnym terminie.
Co sprawdza nadzór rynku i co grozi za braki
Funkcję nadzoru rynku maszyn w Polsce pełnią Urząd Dozoru Technicznego (UDT) (udt.gov.pl) oraz Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) (pip.gov.pl), w zależności od rodzaju maszyny i sytuacji. Inspektor może zażądać okazania dokumentacji technicznej, deklaracji zgodności i instrukcji i sprawdza, czy stan faktyczny maszyny zgadza się z papierami.
Konsekwencje braków są realne: organ nadzoru może zakazać dalszego udostępniania lub użytkowania maszyny i nakazać jej wycofanie. W obszarze BHP grzywna z art. 283 Kodeksu pracy wynosi od 1 000 do 30 000 zł niezależnie od odpowiedzialności karnej, która pojawia się w razie wypadku. Dla maszyn już użytkowanych obowiązują dodatkowo wymagania minimalne z rozporządzenia wdrażającego dyrektywę 2009/104/WE.
FAQ – Częste Pytania
Czym różni się dokumentacja techniczna od DTR?
Dokumentacja techniczna (załącznik VII) to dowód zgodności dla organu nadzoru ocena ryzyka, rysunki, obliczenia, raporty. DTR to potoczna polska nazwa dokumentacji eksploatacyjnej dla użytkownika i służb UR. Dyrektywa nie posługuje się skrótem „DTR”.
Czy każda maszyna musi mieć dokumentację techniczną?
Tak. Każda maszyna wprowadzana do obrotu w UE wymaga dokumentacji technicznej, deklaracji zgodności i CE. Maszyny nieukończone mają węższy zestaw (zał. VII cz. B) i deklarację włączenia zamiast CE.
Ile lat trzeba przechowywać dokumentację techniczną maszyny?
Co najmniej 10 lat od wprowadzenia do obrotu, a przy produkcji seryjnej od daty ostatniej wyprodukowanej sztuki modelu. Musi być dostępna na żądanie organu nadzoru.
Czy dokumentacja techniczna może być w formie cyfrowej?
Rozporządzenie 2023/1230 (od 20 stycznia 2027 r.) dopuszcza formę cyfrową instrukcji obsługi. Na żądanie kupującego producent musi dostarczyć wersję papierową bezpłatnie.
Kto sprawdza dokumentację techniczną maszyny w Polsce?
Organy nadzoru rynku: UDT i PIP. Mogą zażądać okazania dokumentacji i porównać ją ze stanem faktycznym maszyny.
Co grozi za brak dokumentacji technicznej?
Zakaz użytkowania lub wycofanie maszyny z rynku, a w obszarze BHP grzywna od 1 000 do 30 000 zł (art. 283 KP). W razie wypadku dochodzi odpowiedzialność karna.
Czy po modernizacji maszyny trzeba aktualizować dokumentację?
Tak. Jeśli zakres prac to istotna modyfikacja, maszyna wymaga nowej oceny ryzyka, nowej dokumentacji technicznej i nowej oceny zgodności.
Dlaczego Automatech
Od ponad 30 lat porządkujemy dokumentację techniczną maszyn w polskich zakładach od pojedynczej prasy po całe linie.
- Robimy ocenę ryzyka wg PN-EN ISO 12100 i kalkulacje Performance Level wg PN-EN ISO 13849-1
- Audyt CE z listą działań — przyjeżdżamy, weryfikujemy stan faktyczny i papiery.
- Dokumentacja pod ponowne CE po modernizacji — gdy zmiana wchodzi w istotną modyfikację, prowadzimy ocenę zgodności w ramach tego samego projektu.
- Wsparcie przy odbiorach PIP i UDT — niezależne potwierdzenie zgodności, które organy preferują.
- Gotowość na rozporządzenie 2023/1230 — pomagamy uporządkować dokumentację pod załącznik IV i wymóg powiązania z egzemplarzem.
Masz maszynę bez kompletnej dokumentacji albo nie wiesz, czy Twoja przejdzie kontrolę? Skontaktuj się z nami.
